La junta de vecinos es una actividad esencial en todas las comunidades de propietarios. Mediante la reunión de vecinos es posible reforzar los lazos entre los habitantes del edificio, afrontar cualquier problema entre vecinos y organizar la convivencia y el mantenimiento de los espacios comunes.
La importancia de las juntas de vecinos se ve reflejada en su regulación en la Ley de Propiedad Horizontal, que establece cómo, cuándo y quién puede convocar una junta de vecinos. Para ayudarte a entender cómo funcionan, en este artículo repasamos todo lo que hay que saber sobre las juntas vecinales y te damos consejos para redactar el acta de la comunidad de vecinos.
¿Cuándo y cómo convocar una junta de vecinos?
Como avanzábamos, la Ley de Propiedad Horizontal establece unos mínimos a la hora de convocar juntas de vecinos. Según el artículo 16, la junta de propietarios debe reunirse como mínimo una vez al año para la aprobación de las cuentas y los presupuestos de la comunidad, y debe convocarse con al menos seis días de antelación.
A pesar de que la llamada junta ordinaria es obligatoria sólo de forma anual, es recomendable que se practique con más frecuencia. De ese modo, los vecinos pueden discutir los problemas que vayan surgiendo sin necesidad de convocar una junta extraordinaria, que puede realizarse cuando el presidente de la comunidad lo considere o si algún vecino quiere comunicar algo de importancia.
A diferencia de la ordinaria, la junta extraordinaria no tiene un plazo concreto para convocarse: sólo debe hacerse con suficiente antelación para que todos los propietarios estén al corriente. Puede hacerse de varias formas: por correo ordinario o mail individual, o bien publicando un anuncio en el tablón de la comunidad.
Si los vecinos quieren convocar una reunión extraordinaria, deberán solicitarlo primero al presidente, preferentemente por escrito. En la solicitud debe incluirse el orden del día, la fecha y hora de la junta y la lista de propietarios que no hayan pagado todas sus cuotas (que no tendrán derecho a voto en la reunión) Si el presidente no contesta, los vecinos tienen derecho a realizar la reunión legítimamente.
¿Quién puede convocar una junta de vecinos?
En ocasiones surgen dudas sobre quién está legitimado para convocar una junta de propietarios. Como hemos mencionado, el presidente de la comunidad es quien suele convocar los dos tipos de reuniones comunitarias.
Sin embargo, los vecinos también tienen derecho a convocarlas si cumplen alguno de los dos requisitos siguientes:
- La solicitud viene de una cuarta parte del total de los propietarios.
- La solicitud viene de propietarios que representan una cuarta parte de las cuotas comunitarias como mínimo.
¿Es legal convocar una junta de propietarios por Whatsapp?
La innovación en las comunicaciones ha hecho que surjan dudas sobre la forma correcta de convocar una junta de propietarios. En concreto, muchos vecinos se preguntan si es legal convocarla por medios telemáticos como Whatsapp, puesto que no se mencionan en la Ley de Propiedad Horizontal.
Lo cierto es que la ley es una norma de mínimos que después se amplía mediante los Estatutos de la comunidad. Son los estatutos los que establecen las formas aceptadas de convocatoria, por lo que pueden incluirse formas telemáticas como Whatsapp.
Lo más importante, en cualquier caso, es que la convocatoria llegue a todos los miembros de la comunidad, y no excluya a propietarios que no disponen de teléfono u ordenador para averiguar cuándo va a llevarse a cabo.
Consejos para redactar el acta de una comunidad de vecinos
El acta es la herramienta más importante en la junta de propietarios. Este documento sirve para registrar todas las decisiones que toma la comunidad a lo largo de la reunión, y por esa razón es obligatorio y debe conservarse en el libro de actas. El secretario de la comunidad será el encargado de escribir el acta, por lo que debe seguir una serie de consejos para hacerlo correctamente.
Lo primero que hay que saber para escribir correctamente un acta es su contenido obligatorio. El acta debe constar de:
- Fecha y lugar: También puede indicarse si es una primera convocatoria o una segunda en el caso de que haya una decisión pendiente.
- Responsable de convocar la junta: como hemos dicho, puede ser el presidente o un conjunto de propietarios.
- Tipo de junta: es importante incluir si se trata de una junta ordinaria para aprobar las cuentas y presupuestos o si, por el contrario, es una junta extraordinaria.
- Asistentes: debe incluirse el nombre de los propietarios presentes y ausentes, y mencionarse si hay alguien en representación de un vecino que no haya podido asistir.
- Vecinos morosos: No es obligatorio, pero sí recomendable apuntar qué vecinos no están al corriente de los pagos porque no tendrán derecho a voto.
- Orden del día: esta parte clave del acta indica qué temas se tratarán. No puede llegarse a un acuerdo sobre un tema que no esté incluido en el orden del día.
- Acuerdos: obviamente, el acta deberá incluir todos los acuerdos que se hayan tomado, con los porcentajes o nombres de propietarios que hayan votado a favor.
- Firmas: por último, deberán firmar el acta el secretario, el presidente y el administrador si lo hubiera.
Para redactar un acta correctamente, es importante entender que la literalidad y el detalle no son necesarios. Al contrario, es mucho más importante la claridad al escribir y la capacidad de resumir los puntos relevantes, tanto las decisiones como los datos concretos de los vecinos que se presenten.
Ante todo, lo más esencial es prestar toda la atención posible, y preguntar de inmediato si hay algo que no has entendido. Por suerte, el formato estándar de un acta no requiere transcribir todo lo que se dice, sino resumir las partes fundamentales de la reunión.
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Las juntas de vecinos son, sin duda, la mejor herramienta para hacer frente a los problemas de todos los vecinos y llegar a acuerdos. Sin embargo, en ocasiones hay vecinos conflictivos que no se responsabilizan de los espacios comunes o perjudican al resto de la comunidad mediante prácticas como el acoso vecinal.
Tanto si los problemas de la comunidad se deben a un vecino hostil como a un accidente, es importante que toda la comunidad esté protegida ante cualquier imprevisto. Para ello, no hay nada mejor que contar con protección adicional: el seguro de comunidades ofrece cobertura ante los daños causados por fenómenos como el fuego, los fenómenos atmosféricos y las actividades vandálicas que hayan afectado al edificio, entre otros muchos servicios y coberturas.
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